CRomputer-罗军1. WPS与Excel打印功能概述
作为办公软件中最基础也最常用的功能之一，打印操作看似简单却暗藏玄机。无论是WPS Office还是Microsoft Excel，打印功能都经历了数十年的迭代优化，但用户在实际操作中仍会遇到各种"打印出来和屏幕上显示不一样"的尴尬情况。这主要是因为电子表格的打印涉及页面布局、缩放比例、打印区域、页眉页脚等多个维度的协调，任何一个参数设置不当都可能导致打印结果不符合预期。
我处理过大量打印相关的用户案例，发现80%的问题都集中在三大类：打印内容不完整（部分行列缺失）、打印格式错乱（分页位置不当）和打印效果失真（缩放比例失调）。本文将基于WPS和Excel的最新版本（2023年更新），从基础设置到高级技巧，手把手带你掌握表格打印的所有门道。
提示：虽然WPS和Excel的打印功能高度相似，但两者的设置界面和部分术语存在差异。文中会特别标注版本差异，使用前请确认您的软件版本。
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2. 打印前的必要检查
2.1 页面布局设置
在点击打印按钮前，务必先进入【页面布局】选项卡（WPS中称为【页面设置】）进行以下检查：
-
纸张方向：横向适合列数较多的表格，纵向适合行数较多的表格。一个实用的判断标准是 - 当你的表格在默认A4纵向纸张上需要缩放比例低于70%时，就应该考虑切换为横向。
-
纸张大小：除了常规的A4/A3，特殊场景可能需要自定义尺寸。例如打印宽幅表格时，可以在WPS中通过【页面布局】→【纸张大小】→【其他页面大小】设置最大5.76米×5.76米的纸张。
-
页边距：建议先使用预设的【普通】边距，打印测试页后再调整。需要装订的文档要预留额外的装订线距离（WPS提供专门的装订线设置项）。
2.2 打印区域确认
经常有用户抱怨"打印出来的表格少了几列"，这通常是因为没有正确设置打印区域：
-
手动设置打印区域：
- Excel：选中需要打印的单元格区域 → 【页面布局】→ 【打印区域】→ 【设置打印区域】
- WPS：选中区域后右键 → 【设置打印区域】
-
自动识别技巧：
按住Ctrl+Shift+→和Ctrl+Shift+↓可以快速选中所有连续非空单元格，避免手动拖动选择时遗漏边缘数据。
2.3 标题行重复打印
对于多页表格，确保每页都打印标题行是提升可读性的关键：
excel复制' Excel设置路径：
' 【页面布局】→ 【打印标题】→ 【顶端标题行】中选择标题所在行
' WPS设置路径：
' 【页面布局】→ 【打印标题】→ 【首行重复】
注意：WPS教育版2022之前的部分版本存在标题行重复失效的BUG，解决方法是在标题行上方插入一个空行。
3. 核心打印参数详解
3.1 缩放比例与分页控制
打印预览时常见的"最后一列跑到下一页"问题，可以通过智能缩放解决：
| 缩放方式 | Excel操作路径 | WPS操作路径 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| 调整为1页宽 | 【页面布局】→ 【宽度】选择"1页" | 【缩放】→ 【将整个工作表打印在一页】 | 列数较少但跨页的行数据 |
| 调整为1页高 | 【页面布局】→ 【高度】选择"1页" | 同上 | 行数较少但跨页的列数据 |
| 自定义缩放比例 | 【页面布局】→ 【缩放比例】输入百分比 | 【缩放】→ 【自定义缩放比例】 | 需要精确控制打印尺寸的情况 |
实测建议：当表格内容超过一页时，优先尝试"将所有列调整为一页"，这样比全局缩放更能保持可读性。
3.2 页眉页脚高级应用
页眉页脚不只是简单的页码显示，还可以：
-
插入动态信息：
- &[日期]：自动更新打印日期
- &[路径]&[文件]：显示文件存储位置（保密文档慎用）
- &[图片]：插入公司LOGO（支持bmp/jpg/png格式）
-
奇偶页不同设置：
在【页面设置】→ 【页眉/页脚】→ 【奇偶页不同】勾选后，可以分别设置奇数页和偶数页的页眉页脚，特别适合双面打印的正式文档。
3.3 网格线与行列标题打印
默认情况下，Excel/WPS不会打印网格线和行列标题（A/B/C...和1/2/3...），但某些场景需要它们：
vba复制' 通过VBA强制打印网格线和行列标题（适用于Excel和WPS）
Sub 设置打印参数()
With ActiveSheet.PageSetup
.PrintGridlines = True ' 打印网格线
.PrintHeadings = True ' 打印行列标题
End With
End Sub
4. 特殊打印需求解决方案
4.1 批量打印多个工作表
当工作簿包含多个需要打印的工作表时，无需逐个打印：
- 快速选择多个工作表：
- 按住Shift点击可选择连续工作表
- 按住Ctrl点击可选择不连续工作表
- 右键任意选中的工作表标签 → 【打印选定工作表】
警告：WPS 2019个人版存在批量打印时页眉页脚设置丢失的BUG，解决方法是在每个工作表单独设置一次页眉页脚。
4.2 每行数据单独打印
制作工资条等需要间隔打印的情况，可以使用辅助列+排序法：
- 在原数据右侧插入辅助列，输入1,2,3...序列
- 复制序列并粘贴到下方，使序列重复一次
- 复制表头到辅助列对应位置
- 按辅助列排序，最终效果为：表头-数据1-表头-数据2...
- 打印时设置"忽略打印区域"即可获得间隔打印效果
4.3 超大表格打印优化
处理超宽或超长表格时，常规打印方式会导致文字过小：
-
分块打印法：
- 设置多个打印区域（如Print_Area1, Print_Area2）
- 使用【页面布局】→ 【打印标题】保持标题一致
- 通过VBA脚本实现自动分块打印
-
海报拼接打印：
WPS特有功能：【文件】→ 【打印】→ 【海报打印】可将表格分割到多张纸上，打印后拼接。最大支持10×10页的拼接规模。
5. 常见打印问题排查
5.1 打印内容缺失
当打印结果缺少部分内容时，按以下步骤排查：
- 检查是否设置了打印区域（【页面布局】→ 【打印区域】→ 【清除打印区域】）
- 确认没有启用"忽略打印区域"选项（在打印对话框底部）
- 查看是否有隐藏的行列（选中整表右键取消隐藏）
- 检查页面边距是否过大导致内容被压缩
5.2 打印格式错乱
屏幕显示正常但打印格式异常的可能原因：
| 现象 | 可能原因 | 解决方案 |
|---|---|---|
| 文字被截断 | 单元格宽度不足且未自动换行 | 设置【自动换行】或调整列宽 |
| 边框线缺失 | 使用了浅色边框（如灰色） | 将边框颜色改为纯黑并加粗 |
| 背景色打印为灰色 | 打印机省墨模式开启 | 在打印机属性中关闭"经济模式" |
| 分页位置不合理 | 手动分页符位置不当 | 在【视图】→ 【分页预览】中拖动分页符 |
5.3 打印机相关错误
遇到打印机报错时，可以尝试：
-
基础检查：
- 重启打印机和计算机
- 更换USB接口或网络连接
- 检查打印机队列是否卡住（清除所有待打印任务）
-
驱动问题：
- 卸载后重新安装最新驱动
- 临时改用Microsoft XPS Document Writer测试是否为文件问题
-
WPS特有问题：
如果出现"奔图打印status monitor已停止工作"等错误，尝试：- 关闭WPS云文档同步
- 在【配置工具】→ 【高级】→ 【兼容性】中启用旧版打印引擎
6. 高级打印技巧
6.1 利用VBA自动化打印
以下脚本示例展示了如何自动打印满足条件的行：
vba复制Sub 条件打印()
Dim ws As Worksheet
Set ws = ActiveSheet
Dim rng As Range, cell As Range
' 设置打印区域为A列有"打印"标记的行
For Each cell In ws.Range("A1:A100")
If cell.Value = "打印" Then
If rng Is Nothing Then
Set rng = cell.EntireRow
Else
Set rng = Union(rng, cell.EntireRow)
End If
End If
Next
If Not rng Is Nothing Then
ws.PageSetup.PrintArea = rng.Address
ws.PrintOut
Else
MsgBox "没有找到需要打印的内容"
End If
End Sub
6.2 打印到PDF的优化
将表格打印为PDF时，推荐设置：
-
输出质量：
- 选择"高质量打印"（300dpi以上）
- 勾选"将文字转换为曲线"避免字体缺失
-
安全设置：
- 需要保密时设置打开密码
- 限制编辑和打印权限
-
元数据清理：
WPS可通过【文件】→ 【选项】→ 【安全】→ 【隐私选项】清除作者信息等元数据
6.3 利用宏实现智能打印
创建自定义打印按钮，一键完成以下操作：
- 自动调整最适合的缩放比例
- 添加当前日期和时间水印
- 记录打印日志到指定工作表
- 根据内容自动选择横向/纵向
vba复制Sub 智能打印()
Dim ws As Worksheet
Set ws = ActiveSheet
' 自动判断纸张方向
If ws.UsedRange.Columns.Count > 8 Then
ws.PageSetup.Orientation = xlLandscape
Else
ws.PageSetup.Orientation = xlPortrait
End If
' 自动调整缩放
ws.PageSetup.FitToPagesWide = 1
ws.PageSetup.FitToPagesTall = False
' 添加打印日志
Dim logSheet As Worksheet
On Error Resume Next
Set logSheet = ThisWorkbook.Sheets("打印日志")
On Error GoTo 0
If logSheet Is Nothing Then
Set logSheet = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count))
logSheet.Name = "打印日志"
logSheet.Range("A1:C1") = Array("时间", "工作表", "用户")
End If
Dim nextRow As Long
nextRow = logSheet.Cells(logSheet.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
logSheet.Cells(nextRow, 1) = Now
logSheet.Cells(nextRow, 2) = ws.Name
logSheet.Cells(nextRow, 3) = Application.UserName
' 执行打印
ws.PrintOut
MsgBox "打印任务已提交", vbInformation
End Sub
7. 跨平台打印注意事项
7.1 WPS与Excel的兼容性问题
当文档在WPS和Excel之间交替编辑时，打印设置可能会异常：
-
分页符差异：
WPS的分页符在Excel中可能显示位置偏移，建议在最终使用的软件中重新调整分页。 -
页眉页脚代码不兼容：
Excel的自定义页脚代码（如&[总页数]）在WPS中可能显示为原始代码而非计算结果。 -
解决方案：
- 确定最终打印使用的软件版本
- 在该版本中完成所有打印设置
- 保存为对应格式（.xlsx或.et）
7.2 移动端打印技巧
使用WPS/Excel手机APP打印时：
-
云文档同步：
确保文档已完全同步到云端（查看文件列表中的同步状态图标） -
打印机选择：
- 同一局域网内的网络打印机自动可见
- 可通过WPS云打印远程输出
-
常见问题：
- 安卓系统可能需要额外安装打印服务插件
- iOS版Excel需通过AirPrint兼容打印机
7.3 国产操作系统适配
在银河麒麟等国产系统上打印需注意：
-
驱动兼容性：
优先使用国产打印机（如奔图、联想）的专用Linux驱动 -
WPS特殊设置：
- 在【工具】→ 【选项】→ 【打印】中启用"兼容模式"
- 遇到"强制删除"错误时，清理~/.kingsoft临时文件
-
备选方案：
将文档导出为PDF后再打印，规避直接打印的兼容性问题
掌握这些打印技巧后，无论是简单的数据表格还是复杂的报表，都能获得理想的打印效果。实际工作中，建议为常用打印模板创建自定义快速访问工具栏按钮，将一系列设置动作录制为宏，实现一键标准化打印。遇到特殊打印需求时，不妨先查阅软件的官方文档，或者尝试用VBA自动化解决 - 大多数打印问题都能通过脚本找到优雅的解决方案。